INOVAÇÃO E TECNOLOGIA

O termo "shadow IT" começou a ser mais utilizado na década de 2000, também conhecida como TI invisível, refere-se ao uso não autorizado ou não gerenciado de tecnologia e software dentro de uma organização. Isso ocorre quando os funcionários utilizam soluções e ferramentas tecnológicas sem o conhecimento ou aprovação do departamento de TI ou dos responsáveis pela governança de TI.

Na era da transformação digital, em que as organizações estão buscando incorporar tecnologias avançadas em seus processos e estratégias de negócios, o "shadow IT" pode ser considerado tanto uma bênção quanto uma maldição.

Uma má gestão de incentivo da transformação digital pode levar à proliferação do "shadow IT" à medida que os funcionários buscam soluções rápidas e eficientes para suas necessidades específicas. Eles podem adotar aplicativos e serviços em nuvem sem a aprovação ou o conhecimento do departamento de TI, visando aumentar a produtividade e a inovação.

O “shadow IT” passa a representar riscos para as organizações em termos de segurança, conformidade, integração de sistemas e governança de dados. O uso não autorizado de tecnologia pode levar a vulnerabilidades de segurança, falta de conformidade com regulamentações e dificuldades na integração e no compartilhamento de dados.

Na jornada da transformação digital, as organizações precisam equilibrar a necessidade de inovação, agilidade e capacidade de resposta com a necessidade de segurança, governança e conformidade. Isso geralmente envolve a implementação de políticas claras e abordagens estratégicas para gerenciar o "shadow IT", como a conscientização dos funcionários, a promoção de soluções tecnológicas aprovadas pelo departamento de TI e o estabelecimento de processos para avaliar e integrar novas tecnologias de forma adequada.

Como ocorre o surgimento do “shadow IT” nas empresas?

O aumento da demanda das áreas de negócios para o departamento de TI pode contribuir para o surgimento do "shadow IT". Relacionei abaixo algumas motivações que normalmente estão relacionadas ao fenômeno do "shadow IT":

Necessidade de agilidade e rapidez: À medida que as áreas de negócios enfrentam pressões para serem ágeis e responderem rapidamente às demandas do mercado, elas podem buscar soluções tecnológicas por conta própria. Isso ocorre porque podem considerar que o departamento de TI é lento ou burocrático em atender às suas necessidades. Essa busca por agilidade pode levar ao uso não autorizado de tecnologias e soluções fora do escopo do departamento de TI.

Conhecimento especializado: Às vezes, as áreas de negócios possuem conhecimentos especializados em suas respectivas áreas que podem não estar disponíveis no departamento de TI. Isso pode levar os funcionários a buscar soluções tecnológicas específicas para suas necessidades sem envolver a equipe de TI. Eles podem usar ferramentas e aplicativos que estão mais alinhados com suas competências e conhecimentos, mesmo que essas soluções não sejam sancionadas pelo departamento de TI.

Sobrecarga do departamento de TI: Se a demanda por serviços e suporte de TI excede a capacidade do departamento de TI, os funcionários podem recorrer ao "shadow IT" como uma solução alternativa. Eles podem implementar soluções tecnológicas por conta própria para preencher a lacuna entre a demanda e a capacidade do departamento de TI de atendê-la. Isso pode ocorrer quando o departamento de TI está ocupado com outros projetos, enfrenta restrições de recursos ou tem prioridades diferentes.

Complexidade das solicitações: Em algumas situações, as áreas de negócios podem ter solicitações específicas e complexas que o departamento de TI não pode atender prontamente. Nesses casos, os funcionários podem optar por buscar soluções tecnológicas externas não autorizadas para resolver seus problemas imediatos. Eles podem considerar que a obtenção de aprovação do departamento de TI levará muito tempo ou não produzirá os resultados desejados.

É importante que as empresas compreendam esses desafios e busquem soluções para atender às demandas das áreas de negócios de maneira adequada e controlada. Isso pode incluir o fortalecimento da colaboração entre o departamento de TI e as áreas de negócios, o estabelecimento de canais de comunicação eficazes, a adoção de processos mais ágeis e a implementação de soluções tecnológicas que atendam às necessidades específicas de todas as partes envolvidas.

A adoção de plataformas no-code podem ser grandes aliados.

As plataformas no-code são ferramentas de desenvolvimento de software que permitem criar aplicativos e sistemas sem a necessidade de escrever código tradicionalmente. Elas visam simplificar o processo de desenvolvimento, permitindo que pessoas com pouco ou nenhum conhecimento em programação possam criar soluções tecnológicas.

Essas plataformas são projetadas para permitir que usuários sem habilidades de programação desenvolvam aplicativos e sistemas por meio de interfaces visuais e recursos de arrastar e soltar. Elas são baseadas em lógica de configuração e automação, onde os usuários podem criar fluxos de trabalho, formulários, consultas de banco de dados e outras funcionalidades sem a necessidade de escrever código. As plataformas no-code são mais adequadas para desenvolver aplicativos mais simples e direcionados a casos de uso específicos.

E encontrar alternativas viáveis e seguras para fazer o mesmo trabalho que possa ser utilizado amplamente pelas áreas de negócio da empresa, tende a ser um excelente aliado, desde que homologado pela área de TI.

Com exemplo de plataformas no-code, temos as plataformas de Business Process Management (BPM) e Enterprise Content Management (ECM) que podem desempenhar um papel importante na mitigação do "shadow IT" dentro das empresas, uma vez que reunem ferramentas de automação e gestão de processos, e gerenciamento de informações. Aqui estão algumas maneiras pelas quais essas plataformas podem ajudar:

Centralização de processos e fluxos de trabalho: Ao implementar uma plataforma de BPM, as empresas podem centralizar e padronizar os processos e fluxos de trabalho. Isso oferece aos funcionários uma maneira estruturada e eficiente de executar suas tarefas, reduzindo a necessidade de buscar soluções alternativas fora do sistema aprovado.

Automação de processos: As plataformas de BPM permitem a automação de processos, o que pode eliminar a necessidade de os funcionários recorrerem a soluções não autorizadas. Ao fornecer uma maneira eficiente de realizar tarefas e processos, a automação reduz a tentação de buscar alternativas não regulamentadas.

Gestão centralizada de conteúdo: As plataformas de ECM permitem a gestão centralizada de documentos e conteúdo empresarial. Isso garante que os documentos e informações estejam disponíveis de forma segura e acessível, reduzindo a necessidade de os funcionários armazenarem e compartilharem dados em soluções não aprovadas.

Controle de acesso e segurança: Tanto as plataformas de BPM quanto as de ECM oferecem recursos avançados de controle de acesso e segurança. Isso ajuda a garantir que apenas as pessoas autorizadas tenham acesso aos processos, documentos e informações relevantes. Ao implementar medidas de segurança robustas, as empresas podem reduzir os riscos associados ao "shadow IT" e proteger seus dados confidenciais.

Monitoramento e relatórios: As plataformas de BPM e ECM fornecem recursos de monitoramento e relatórios que permitem às empresas acompanhar o uso das soluções aprovadas. Isso pode ajudar a identificar qualquer atividade de "shadow IT" em potencial e tomar medidas corretivas adequadas.

É importante ressaltar que a implementação de uma plataforma de BPM, ECM e outras, por si só não eliminará completamente o "shadow IT". É necessário adotar uma abordagem abrangente que envolva conscientização dos funcionários, políticas claras de governança de TI, educação e treinamento adequado sobre o uso de tecnologia e uma cultura de colaboração e comunicação dentro da organização.

Ao combinar essas estratégias com o uso dessas plataformas, as empresas podem reduzir significativamente os riscos associados ao "shadow IT" e promover uma transformação digital controlada e segura.