GESTÃO DE PROCESSOS

Embora seja desejável ter fluxos de trabalho perfeitos em uma empresa, a realidade é que muitas organizações enfrentam a presença de fluxos de trabalho informais. Esses fluxos de trabalho ocultos referem-se a processos não documentados, improvisados ou não padronizados que surgem naturalmente dentro de uma equipe ou departamento.

Os fluxos de trabalho informais podem surgir por uma variedade de razões. Por exemplo, quando as equipes enfrentam restrições de tempo, recursos limitados ou obstáculos burocráticos, podem optar por tomar atalhos ou criar seus próprios métodos de trabalho para lidar com a situação. Além disso, as interações pessoais, a cultura organizacional e a dinâmica da equipe também podem influenciar o surgimento de fluxos de trabalho informais.

Mesmo que os fluxos de trabalho informais possam ter alguma eficiência em curto prazo, eles geralmente trazem consigo uma série de desafios e consequências negativas para a organização. Alguns desses desafios incluem:

Falta de visibilidade: Como os fluxos de trabalho informais não são documentados ou comunicados de forma consistente, eles geralmente não são conhecidos por todos na organização. Isso resulta em uma falta de visibilidade sobre como as tarefas são executadas, quem é responsável por cada etapa e como as informações são compartilhadas.

Falta de consistência: Sem um processo formal e padronizado, cada pessoa pode realizar as tarefas de maneira diferente. Isso pode levar a inconsistências nos resultados, qualidade inferior do trabalho e dificuldade na manutenção de padrões de desempenho.

Ineficiência: Os fluxos de trabalho informais geralmente envolvem etapas desnecessárias, repetição de esforços e retrabalho. Isso pode resultar em desperdício de tempo, recursos e energia da equipe.

Riscos de conformidade: Se os fluxos de trabalho informais não seguem as diretrizes regulatórias ou as políticas internas da empresa, podem surgir riscos de conformidade. Isso pode levar a problemas legais, perda de reputação ou sanções.

Falha na comunicação: Quando os processos não são claros e não há uma estrutura formal para a comunicação, a equipe pode enfrentar dificuldades na colaboração e na troca de informações relevantes. Isso pode resultar em retrabalho, atrasos e mal-entendidos.

Agora que entendemos os desafios associados aos fluxos de trabalho informais, irei abordar a forma de descobrir e lidar com eles na empresa, vamos explorar algumas estratégias que podem ser adotadas para identificar e melhorar os fluxos de trabalho ocultos.

Mapeamento dos processos: O primeiro passo para lidar com os fluxos de trabalho informais é ter uma compreensão clara dos processos que já estão em vigor. Isso envolve mapear e documentar os fluxos de trabalho existentes, identificando as etapas, os responsáveis por cada atividade e as interações entre as diferentes partes envolvidas. Esse mapeamento fornecerá uma visão detalhada dos processos atuais e ajudará a identificar lacunas ou inconsistências.

Comunicação e colaboração eficazes: Estabelecer uma cultura de comunicação aberta e transparente é fundamental para identificar os fluxos de trabalho informais. Incentive os membros da equipe a compartilhar suas perspectivas e experiências, permitindo que expressem preocupações ou sugestões sobre os processos existentes. Encoraje a colaboração entre diferentes departamentos ou equipes para obter uma compreensão mais completa dos fluxos de trabalho.

Observação e feedback: Observe de perto as atividades diárias da equipe para identificar os fluxos de trabalho informais. Ao acompanhar de perto as tarefas e interações, é possível identificar padrões, gargalos ou etapas desnecessárias. Além disso, solicite feedback dos colaboradores sobre os processos existentes. Eles podem ter insights valiosos sobre áreas problemáticas ou sugestões de melhoria.

Automação de processos: A automação de processos pode ser uma maneira eficaz de lidar com fluxos de trabalho informais. Identifique tarefas repetitivas, manuais ou que exijam muito tempo e avalie se essas atividades podem ser automatizadas. A automação reduzirá erros, economizará tempo e permitirá um melhor controle sobre os processos, aumentando a eficiência e a consistência.

Treinamento e capacitação: Para garantir a adoção adequada dos fluxos de trabalho padronizados, é importante investir em treinamento e capacitação. Forneça aos colaboradores as habilidades e o conhecimento necessários para executar as tarefas de acordo com os novos processos estabelecidos. O treinamento contínuo também é essencial para atualizar e aprimorar os fluxos de trabalho conforme necessário.

Ao implementar essas estratégias, as organizações podem descobrir e lidar com os fluxos de trabalho informais, melhorando a eficiência, a consistência e a qualidade das operações. Além disso, uma abordagem mais formal e estruturada para os processos ajudará a reduzir riscos e garantir a conformidade com regulamentações aplicáveis.