GESTÃO DE DOCUMENTOS

A Tabela de Temporalidade Documental (TTD) é um instrumento utilizado na gestão de documentos para determinar o período de tempo em que os documentos devem ser mantidos em uma organização, seja em formato físico ou eletrônico. Ela estabelece as regras e prazos para a guarda, transferência, eliminação ou preservação de documentos, levando em consideração sua importância, valor legal, fiscal, histórico e administrativo.

No entanto, mesmo que a organização já esteja em operação há algum tempo e não possua uma TTD, é importante iniciar o processo de criação o mais cedo possível. A TTD estabelece as diretrizes e os prazos de retenção que serão seguidos ao longo do tempo. Ela é fundamental para garantir a conformidade legal, promover a eficiência na gestão documental e assegurar a preservação dos documentos importantes ao longo do tempo, além de facilitar a localização e recuperação das informações quando necessário.

A Tabela de Temporalidade Documental (TTD) é uma ferramenta que deve ser utilizada por organizações de diversos setores e tamanhos, sendo especialmente útil para:

Organizações governamentais: Governos em todos os níveis, como municipal, estadual ou federal, têm a responsabilidade de gerenciar grandes volumes de documentos. A TTD auxilia na definição de prazos de retenção para documentos administrativos, legais, fiscais e históricos, garantindo a conformidade com as regulamentações governamentais.

Empresas privadas: Empresas de todos os setores podem se beneficiar da utilização da TTD. Ela ajuda a estabelecer prazos de retenção para documentos contratuais, registros financeiros, correspondências comerciais, entre outros, auxiliando na organização e no cumprimento das obrigações legais e regulatórias.

Instituições educacionais: Escolas, universidades e outras instituições educacionais geram e mantêm diversos tipos de documentos, desde registros acadêmicos até planos de aulas e relatórios administrativos. A TTD ajuda a determinar por quanto tempo esses documentos devem ser mantidos e a estabelecer políticas de gestão documental adequadas.

Organizações sem fins lucrativos: Entidades sem fins lucrativos, como organizações não governamentais (ONGs), fundações e associações, também têm a necessidade de gerenciar seus documentos de forma eficiente. A TTD auxilia na definição dos prazos de retenção para documentos relacionados a doações, projetos, registros administrativos e outros documentos pertinentes às atividades da organização.

Setor de saúde: Instituições de saúde, como hospitais, clínicas e consultórios, precisam lidar com uma quantidade significativa de registros médicos e documentos relacionados. A TTD auxilia na gestão adequada desses documentos, estabelecendo prazos de retenção para registros médicos, autorizações, laudos e demais documentos relevantes.

Em resumo, qualquer organização que lida com a produção, recebimento e arquivamento de documentos pode se beneficiar da utilização da TTD. Ela fornece diretrizes claras sobre a gestão documental, garantindo conformidade legal, organização eficiente e preservação adequada dos documentos ao longo do tempo.

É importante ressaltar que a TTD pode variar de acordo com a natureza e a atividade da organização, bem como com a legislação aplicável em cada país ou setor específico.

Como elaborar uma Tabela de Temporalidade Documental?

Em muitos casos, uma única TTD pode ser suficiente para abranger todos os tipos de documentos da organização. Essa TTD pode incluir categorias gerais de documentos, como administrativos, financeiros, recursos humanos, contratos, entre outros. Essa abordagem simplifica a gestão documental, pois todos os prazos de retenção e ações de descarte são consolidados em um único documento.

No entanto, em organizações complexas ou com atividades diversificadas, pode ser necessário ter múltiplas TTDs para atender a diferentes áreas ou setores da empresa. Por exemplo, uma empresa que opera em múltiplos países ou estados, cada um com suas próprias regulamentações, pode optar por ter TTDs separadas para cada jurisdição, para garantir a conformidade com as exigências legais específicas de cada localidade.

Da mesma forma, se a organização possui setores ou departamentos com necessidades de gestão documental distintas, pode ser útil ter TTDs separadas para cada um. Por exemplo, uma empresa de saúde pode ter uma TTD específica para registros médicos e outra para documentos administrativos e financeiros.

A elaboração de uma Tabela de Temporalidade Documental (TTD) envolve alguns passos importantes. A seguir, estão as informações básicas para ajudar na sua elaboração:

Identifique os tipos de documentos: Faça um levantamento dos tipos de documentos que são produzidos e recebidos pela organização. Isso pode incluir contratos, relatórios, correspondências, registros financeiros, entre outros. Categorize os documentos de acordo com sua natureza e função.

Determine o valor dos documentos: Avalie o valor dos documentos para a organização, levando em consideração critérios como valor legal, fiscal, administrativo, histórico ou informativo. Isso ajudará a determinar o período de retenção adequado para cada tipo de documento.

Pesquise a legislação e regulamentos: Familiarize-se com as leis, regulamentos e diretrizes relevantes relacionados à gestão documental em sua jurisdição ou setor específico. Isso inclui leis de privacidade, requisitos fiscais, regulamentos de segurança da informação e outras legislações aplicáveis.

Defina os prazos de retenção: Com base na análise dos documentos e nas orientações legais, estabeleça os prazos de retenção para cada tipo de documento. Determine por quanto tempo cada tipo de documento precisa ser mantido antes de ser eliminado ou transferido para arquivo permanente.

Especifique ações ao final do prazo: Indique as ações a serem tomadas ao final do prazo de retenção de cada tipo de documento. Isso pode incluir a eliminação segura dos documentos, a transferência para um arquivo histórico ou a revisão e renovação do prazo de retenção, quando aplicável.

Documente a TTD: Compile todas as informações em um documento formal que represente a TTD da organização. Inclua os tipos de documentos, os prazos de retenção, as ações ao final do prazo e qualquer outra orientação relevante.

Eduque os colaboradores sobre a importância da guarda segura de documentos: Forneça treinamento regular sobre práticas de segurança, proteção de dados e conformidade com políticas internas.

Revisão e atualização contínuas: A TTD deve ser revisada periodicamente para garantir que esteja alinhada com as mudanças na legislação, nas necessidades da organização e nos avanços tecnológicos. Mantenha um processo de revisão e atualização regular da TTD.

É importante ressaltar que a criação e manutenção de múltiplas TTDs requerem uma abordagem cuidadosa e consistência nas diretrizes estabelecidas. É recomendável buscar orientação de profissionais qualificados ou especialistas em arquivologia para garantir que a TTD esteja em conformidade e atenda às necessidades específicas da organização.